Comment organiser une liste d’invités structuré pour un anniversaire ?
Lorsqu’on planifie un anniversaire, on se concentre souvent sur le choix du lieu, la décoration, la nourriture, les animations, etc. Et on néglige souvent la gestion de la liste d’invités ! Pour éviter que votre anniversaire ne vire au désastre, il est essentiel de vous occuper de votre liste dès le début.
Tout d’abord, la première étape consiste à établir votre liste. En premier lieu, vous devez identifier les personnes que vous souhaitez inviter à votre événement, en veillant à ne pas oublier quelqu’un. Si certaines personnes ont des rôles spécifiques pendant l’anniversaire, notez également leur nom sur la liste. Ensuite, vous pouvez simplifier votre liste en la classant par ordre alphabétique et en regroupant les personnes par catégorie (famille, amis, connaissances, etc.).
Facilitez la gestion des invités
Mais aussi pour faciliter davantage la tâche, vous pouvez utiliser vos contacts e-mail ou importer des contacts déjà créés sur Excel avec leurs coordonnées.
Sans compter qu’il est important de préciser si vos invités peuvent être accompagnés ou non. Si vous décidez de ne pas autoriser les accompagnants, soyez clair à ce sujet et ne craignez pas de l’exprimer. A l’inverse, si vous acceptez des invités accompagnés, soyez prudent et précisez quelles personnes sont autorisées à venir (amis, membres de la famille, inconnus, etc.). Dans ce cas, ce sont vos invités qui invitent.
Enfin, le jour J, vous devrez vérifier la présence de vos invités en effectuant un check-in. Munissez-vous de votre liste et contrôlez les personnes à l’entrée. Vous pouvez utiliser leur carte d’identité, l’invitation que vous leur avez envoyée, un scan QR Code, etc. Il vaut mieux être prudent !
Favorisez les échanges avec des badges personnalisés lors de votre soirée
Effectivement, une idée intéressante pour votre soirée serait d’offrir un badge à tous vos invités. Ainsi, ils pourront au moins retenir (ou plutôt lire) les prénoms des autres personnes présentes lors de l’événement. D’autant plus que c’est plus facile d’engager des discussions lorsque l’on connaît le prénom de la personne en face de nous.
Pourquoi est-il important d’établir une liste d’invités pour un anniversaire ?
Que ce soit pour célébrer vos cinquante ans de mariage, la majorité de votre enfant ou les dix ans de votre entreprise, il est essentiel de rédiger une liste préalable des invités pour ne négliger personne.Vu qu’une fête d’anniversaire ne peut être complète sans des convives avec qui partager votre joie. C’est-à-dire qu’avoir une liste vous facilitera également la distribution des invitations, car vous aurez déjà les coordonnées des invités à disposition, vous faisant gagner du temps.
De plus, le jour de l’anniversaire, vous pourrez vérifier qui sera présent, ce qui est particulièrement important si vos invités sont venus accompagnés. En outre, il est en effet préférable de connaître les personnes avec lesquelles vous allez célébrer votre anniversaire pour des raisons de sécurité.
Comment déterminer le nombre de convives en fonction de l’occasion à célébrer ?
Dans la mesure ou le nombre de convives est un élément clé dans l’organisation d’une fête d’anniversaire, car il déterminera le lieu le plus adapté pour la célébration ainsi que les achats à prévoir.
En fait, le nombre de convives varie en fonction de l’occasion. Par exemple, pour célébrer votre cinquantième anniversaire de mariage, une grande cérémonie est appropriée. Donc votre liste d’invités inclura donc la famille, les proches et d’autres relations. En revanche, pour l’anniversaire d’un ami, le groupe sera plus restreint.
Lors de la rédaction de votre liste d’invités pour votre anniversaire, il est important de clarifier certains points. Sinon, vous décidez de la formule de restauration que vous souhaitez adopter. De plus, en ce qui concerne l’animation, il peut être avantageux de faire appel à un professionnel.
Dans tous les cas, ces décisions dépendront du budget que vous prévoyez. L’essentiel est d’optimiser les ressources dont vous disposez déjà.
Quels conseils pour rédiger une liste d’invités pour un anniversaire ?
En fonction de la soirée d’anniversaire à thème que vous prévoyez d’organise, que ce soit pour vous, une fête entre amis ou une soirée déguisée, le style de votre fête peut vous aider à déterminer les personnes à inviter. Car si vous optez pour une fête plus intime entre amis pour célébrer votre anniversaire, la liste des invités sera plus restreinte, ainsi que le budget plus faible. Cependant, si vous décidez de faire un événement plus grand avec la famille et les proches, vous aurez la possibilité d’inviter toutes les personnes qui vous sont proches pour une grande fête.
Néanmoins, si vous devez vous restreindre, vous pouvez choisir de ne pas inviter les enfants des amis. Selon le type de soirée, la présence des enfants peut même être exclue. En règle générale, les enfants sont inclus pour les personnes les plus proches ou la famille, mais pour les personnes moins proches, vous pouvez tout à fait exclure les enfants. Cela étant, cela ne tient qu’a vous.
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Quel est votre budget total et combien de convives pouvez-vous inviter au maximum ?
Dans ce cas, cette question sera probablement celle qui vous amènera à prendre des décisions plus ou moins strictes. Alors que certains frais sont fixes, tels que la prestation du DJ ou la location de la salle de réception, d’autres dépenses dépendent de la liste d’invités. En effet, que ce soit pour un buffet froid ou un repas à l’assiette, les quantités nécessaires seront différentes. Mais encore, la location de vaisselle, le nombre de serveurs à prévoir, les accessoires festifs comme les cotillons et les confettis devront être pris en compte en conséquence.
Organisez une fête d’anniversaire sans compromis grâce à des ajustements judicieux
Toutefois, si vous ne souhaitez pas faire de compromis et qu’il vous semble impensable de mettre certains invités de côté, la solution ultime consiste à réduire certaines dépenses ou à revoir vos attentes à la baisse. En conséquence, sa peut être diverses choses comme choisir un lieu de réception moins luxueux, un menu moins cher, réaliser vous-même certaines tâches au lieu de tout déléguer. Dans les grandes lignes, l’essentiel est de recevoir et d’offrir à vos proches l’opportunité de célébrer avec vous.
Finalement, si votre fête comprend un apéritif dinatoire suivi d’un repas, il est tout à fait possible d’inviter certaines personnes, comme vos collègues, uniquement pour l’apéritif et d’autres pour l’ensemble de la soirée qui suivra.
Maîtrisez votre budget en planifiant soigneusement votre liste d’invités
En fin de compte, chaque invité supplémentaire fait augmenter la facture. Comme on pouvait s’y attendre, il faudra planifier la liste des invités et le budget en parallèle. Dans l’éventualité où le budget s’avère trop élevé, des compromis seront nécessaires. En somme, opter pour une ambiance plus intime et vous restreindre aux niveau des invités, sans causer de dommages collatéraux. Aussi, il faut dire qu’improviser l’organisation d’une soirée d’anniversaire pour vous, vos enfants, un ami ou même vos parents n’est pas chose aisée.
POUR UN ANNIVERSAIRE MAGIQUE RÉUSSI,
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